特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

ゆあさいど社労士事務所及びゆあさいど行政書士事務所（以下、「当事務所」という。）は、社会保険労務士及び行政書士として行う業務を通じて取扱う顧問先、及び顧客の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業者等の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について当事務所として取り組む本基本方針を定めます。

1. 特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について

当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報等を取り扱う体制の整備を行います。

2. 安全管理措置について

当事務所は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の適切な管理のために、別途「特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。

特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

3. 関係法令・ガイドライン等の遵守について

当事務所は、個人情報及び特定個人情報等に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

4. 特定個人情報等に関する問合せ窓口

本人からの特定個人情報等の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。

また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報等保護意識の維持向上を図ります。

個人情報保護法等に基づく公表事項等

個人情報の保護に関する法律等に基づき、公表または本人が容易に知り得る状態に置くべき事項を以下の通り公表します。

1. 個人情報を取得する際の利用目的（個人情報保護法第21条第1項関係）

当事務所は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用します。法令等により利用目的が限定されている場合には、当該目的以外では利用しません。

区分	対象	利用目的
A	当事務所とご契約いただいているお客様の個人情報	①契約の履行・契約管理のため。②当事務所サービスのご案内・ご連絡のため。③メールマガジン等の情報配信のため。
B	当事務所へお問合せいただいた方の個人情報	お客様等からのご意見・ご要望・お問合せについての受付とご回答のため。
C	当事務所に採用を希望される方の個人情報	採用に関する連絡・選考・入社手続きのため。
D	当事務所の職員・従業者等（退職者を含む）の個人情報	①人事労務・勤怠管理のため。②賃金管理、社会保険・労働安全・福利厚生、業務遂行管理のため。
E	受託業務で取扱う個人情報	①労働・社会保険に関する法令に基づく申請・届出のため。②規程・帳簿・書類作成のため。③労務管理、人事制度その他労働・社会保険諸法令に基づく相談指導のため。④給与計算および付随する業務遂行のため。⑤許認可申請に関する事務手続（申請・届出）のため。

2. 特定個人情報等を取得する際の利用目的

当事務所が従業者または第三者から取得する特定個人情報等、および委託契約に基づき取得する特定個人情報等の利用目的は、以下の個人番号関係事務の範囲内とします。

区分	対象	利用目的
F	従業者に係る個人番号関係事務	①雇用保険届出事務※ ②健康保険・厚生年金保険届出事務※ ③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務 ④給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
G	従業者以外の個人に係る個人番号関係事務	①報酬・料金等の支払調書作成事務 ②配当等の支払調書作成事務 ③国民年金第3号被保険者届出事務 ④不動産の使用料等の支払調書作成事務 ⑤不動産等の譲受け対価の支払調書作成事務
H	委託契約に基づく個人番号関係事務	①雇用保険届出事務※ ②健康保険・厚生年金保険届出事務※ ③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務 ④賃金計算事務等

上記F〜Hに付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）についても同様です。

※F.①②、H.①②の事務には、適用・給付・助成金に係る事務を含みます。

当事務所が取扱う保有個人データに関する事項（個人情報保護法第32条第1項関係）

1. 全ての保有個人データの利用目的

区分	分類	利用目的
A	当事務所とご契約いただいているお客様の取引等の個人データ	契約履行・契約管理、サービス案内・ご連絡、メールマガジン等による情報配信
B	当事務所へお問合せ等をされたお客様の個人データ	お客様からのご意見・ご要望・お問合せの受付と回答
C	当事務所に採用を希望される方の個人データ	採用に関する連絡・選考・入社手続き
D	当事務所の職員・従業者等（退職者含む）の個人データ	人事労務・勤怠管理、賃金管理、社会保険・労働安全・福利厚生の運用管理、業務遂行管理
E	受託業務で取扱う個人データ	労働・社会保険法令に基づく事務手続、規程・帳簿・書類作成、労務管理・人事制度等の相談指導、給与計算および付随業務、許認可申請に関する事務手続

2. 保有個人データの開示等

本人または代理人から、保有個人データまたは第三者提供記録の開示請求があった場合は、ご本人確認のうえ次の場合を除き遅滞なく回答します。開示の対象は上記A〜Dです。開示できない場合や該当データが存在しない場合にはその旨を通知します。

本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
当事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
法令に違反することとなる場合

また、保有個人データについて訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の停止などの請求があった場合は、調査の上、個人情報保護法に従い適切に対応します。

3. 保有個人データの安全管理措置

当事務所は、漏えい・滅失・毀損等を防止するため、以下の安全管理措置を講じています。

基本方針の策定：本基本方針を定め、苦情・問合せ窓口を明示
取扱規程の整備：個人データの取扱方法や責任者・担当者の責務を明確化
組織的措置：責任者の設置、報告連絡体制の整備、定期的な自己点検の実施
人的措置：従業者への周知徹底と定期研修、秘密保持に関する誓約書の取得（※当面は代表者1名のため、従業者雇用時の対応宣言）
物理的措置：機器・電子媒体・書類等の盗難・紛失防止、および移動時の秘匿措置
技術的措置：アクセス権限の限定・管理、不正アクセス防止策の導入
委託先管理：必要最小限のデータ提供と、当事務所同等の安全管理措置を実施できる委託先の選定
外的環境の把握：海外委託は行っておらず、海外委託時には現地制度を把握した上で安全管理措置を実施

制定・改訂

制定日：2022年12月11日

最終改訂日：2025年1月1日

保有個人データの取扱いに関する苦情・相談、その他お問合せ先

ゆあさいど社労士事務所／ゆあさいど行政書士事務所

代表　八巻　章

所在地：千葉県千葉市中央区浜野町938-103

特定個人情報管理責任者　八巻　章

個人情報お問合せ窓口：050-5477-5452（FAX：043-266-0711）

個人情報お問合せ受付時間：月曜日～金曜日 9:00～17:00（祝日・当事務所休業日を除く）